Vad är viktigt att tänka på när man skickar en faktura?

Vad måste finnas med på en faktura?

Det som reglerar kraven på en faktura är bokföringslagen och mervärdesskattelagen.
En faktura utgör en så kallad verifikation enligt bokföringslagen och ska därför bland annat innehålla följande;

‍
1. Datum för utställande av fakturan (fakturadatum)
2. Kunduppgifter (fakturamottagare)
3. Uppgift om när tjänsten blivit utförd eller varan såld (tid för affärshändelse)
4. Beskrivning av underlag för fakturan (specifikation)
5. Belopp
Momslagen (mervärdesskattelagen) kräver även att fakturan ska innehålla följande;
6. Ett unikt löpnummer för varje faktura (fakturanummer)
7. Fakturautställarens momsregistreringsnummer
8. Företagets och kundens namn och adress
9. Beskrivning av underlag för fakturan (specifikation)
10. Belopp före moms för varje momssats
11. Vilka momssatser som tillämpas
12. Momsbelopp

‍
Om fakturautställaren är ett aktiebolag så ska även företagets säte (vilken kommun), organisationsnummer och namn framgå.

‍

Ska jag maila eller skriva ut och posta fakturan?

Om du som kund fakturerar kommuner, landsting, regioner, kommunala bolag eller myndigheter så kan du vara skyldig att skicka så kallade e-fakturor. Detta enligt en relativt
nyantagen lag och som påverkar samtliga inköp från 1 april 2019. Dessa e-fakturor måste följa den svenska standarden PEPPOL BIS Billing 3 (som följer den europeiska standarden EN 16931) och är alltså inte samma sak som en vanlig faktura i pdf eller annat elektroniskt format.
Om du fakturerar ett företag, organisation eller privatperson (utöver ovan nämnda) finns det inget som reglerar hur du ska distribuera fakturan. En fördel med att skicka faktura digitalt (via till exempel e-mail) är att fakturan kommer fram direkt och att det går att följa att fakturan blivit ivägskickad. Med digitala utskick går det även i större utsträckning att styra
vem som ska mottaga fakturan. Fysiska utskick kan dröja i tiden och i värsta fall komma bort på vägen.

Kan man skicka faktura innan bolaget blivit momsregistrerat?

Nej, eftersom mervärdesskattelagen föreskriver att fakturan ska innehålla företagets momsregistreringsnummer (vilket erhålls först vid momsregistrering). Detta gäller dock inte
om företaget inte bedriver momspliktig verksamhet eller ska få tillbaka moms (grundkraven för momsregistrering).
Momsregistreringsnummer benämns även VAT-nummer och består av SE + organisationsnummer + 01. Vårt momsnummer är alltså SE559108778701.

När kan jag skicka fakturan?

Ett grundtips är att skicka fakturan så fort du bara kan och får enligt din överenskommelse med kunden, vanligtvis så fort du utfört den överenskomna tjänsten eller sålt varan. Det är
dock vanligt med avvikelser från detta, till exempel förskottsfakturering, a-conto-fakturering, slutfaktura efter vissa åtgärder, etc.

‍
Om jag har kontantmetod eller fakturametod – påverkar det hur jag gör fakturan?
Nej, vilken metod du tillämpar påverkar hur och när du bokför affärshändelserna samt hur du redovisar moms, men ej hur fakturan ska se ut.

‍
Kan jag lägga till en fakturaavgift på fakturan?
Endast om det finns en överenskommelse mellan parterna att fakturaavgift ska utgå, annars nej.

‍
Vad ska jag sätta för betalningstid/kredittid på fakturan?
Det är upp till dig att överenskomma med din kund. Om ni inte har kommit överens om någon förfallodag kan du kräva att kunden ska betala när du kräver det.
Det är vanligt att ge krediter på 10, 20 eller 30 dagar från och med fakturadatum. Om du ger en kredit till en näringsidkare som överstiger 30 dagar så måste ni ha avtalat om detta.
Privatpersoner kan ges kredit längre än 30 dagar utan avtal.

‍
Vad finns det för annat viktigt att tänka på?
Säkerställ att du skickar fakturan till rätt mottagare. Är den ställd till rätt person eller organisation? Framgår det som måste på fakturan (tex referenspersoner, projektnummer, avtalsnummer, etc.)? Detta minimerar risken för att behöva göra om processen (kreditera fakturan och skicka en ny faktura med korrekta uppgifter).
Säkerställt att det blir rätt moms på det som ska betalas. Grundregeln är att det utgår 25% moms. Avvikelser därifrån finns föreskrivna i mervärdesskattelagen. 12% moms gäller för till exempel livsmedel, restaurangbesök, hotell och konst som säljs av konstnären själv. 6% moms gäller för tidningar, böcker, resor (taxi, buss, flyg och tåg), konserter (det mesta inom kultur – men inte allt). Sedan finns det även verksamheter som är undantagna moms (alltså 0% moms), till exempel sjukvård, tandvård, omsorg, skolverksamhet, bank- och
försäkringsverksamhet.